משבר הקורונה הפוקד את העולם מזה מספר חודשים שיבש לכולנו את שגרת החיים. זמן העבודה, הזמן הפנוי, התחביבים, זמן הילדים, ההורים – הכל הפך תלוי 4 קירות שכולנו נמצאים בהם עד יעבור זעם.
המציאות המשתנה מכתיבה לנו מספר כללים חדשים לניהול שגרת יומנו ובין היתר את המשכיות ורציפות העבודה. לשמחת כולנו, אנו לא חיים בימי מגיפת הכולרע או המגפה הספרדית שגבתה מיליוני חיים וניתקה את האנשים אלו מאלו. הטכנולוגיה בת זמננו מאפשרת לנו לקיים את הצורך הבסיסי של תקשורת בין בני אדם.
אפליקציות כמו TEAMS, ZOOM, WEBEX ועוד הפכו להיות פופולאריות בשבועות האחרונים, דבר המתבטא בגידול כמות המשתמשים בהן, עליה במחירי המניה שלהן ועומס על הרשתות.
מצאנו לנכון לתת לכם כמה עצות זהב לניהול פגישות וישיבות דרך המסכים (וטיפים קטנים בין לבין):
# 1 – סביבת עבודה
- הגדירו לעצמכם פינת עבודה נוחה לניהול שיחות. נקיה מרעשי רקע והפרעות. זכרו תמיד שאתם נותנים הצצה לאנשים שונים (חברים לעבודה, מנהלים, ספקים ועוד) לחלק הפרטי שלכם. אתם באמת בטוחים שאתם רוצים שכולם יראו את תמונת "הילד הבוכה" שעדיין לא הורדתם מהקיר?
- ציוד משרדי. מקומות עבודה רבים מאפשרים לעובדיהם להשאיל מהמשרד ציוד משרדי כגון, כסא, מסך מחשב, מקלדת וכד'. אלו אביזרים חיוניים שעבור רבים מאפשרים ישיבה והתנהלות נוחים לאורך היום – בלי לשבור את הגב. אגב, זו הזדמנות מצויינת להשאיל מהילדים/שכנים אוזניות איכותיות שיסייעו לכם להתנתק מה"מסביב" ולהתרכז בעבודה.
# 2 – קביעת פגישה
- בעת זימון הפגישה הקפידו לרשום בכותרת מה מטרתה. בגוף הזימון רשמו מה נדרש להכין לקראתה (מצגות, סרטונים וכד').
- הקפידו להתחיל ולסיים בזמן. רבים מהעובדים נאלצים להישאב אל משימות הבית תו"כ עבודה ומתכננים את זמנם בהתאם. נתקלנו בלא מעט ארוחות הצהריים שעלו באש תו"כ פגישה סוערת.
מומלץ לעדכן את בני הבית כשאתם נכנסים לפגישה. המהדרין מכינים שלט בכניסה לחדר "שקט! פגישת עבודה!". סמנו את גבולות העבודה/בית גם אצלכם.
# 3 – ניהול הפגישה
- סביר ביותר שהשתיים-שלוש דקות ראשונות בפגישה יוקדשו להתחברות אליה. אתם בהחלט יכולים לזמן את הפגישה לשתיים-שלוש דקות לפני זמן ההתחלה "הרשמי" ובכך להעביר מסר שאתם מתכננים להתחיל בזמן.
- לא לכולם ההתחברות הולכת חלק. או שהמצלמה לא נפתחת. או שהמיקרופון משתתק. ברכות! הפכתם למנהלי IT. הציעו פתרונות (אלו כשלים טכניים קלים שברוב האפליקציות קל לתפעל) וסייעו למי שצריך. במידה ועדיין יש בעיות לאחד המוזמנים לפגישה הבטיחו שתקליטו אותה ותשלחו אותה אליו בסיום. זה ה"תעתיק מחבר בהפסקה" של 2020.
- קבעו פגישות שאינו עולות על 25-30 דקות והתמקדו. הזמן יקר וכולנו עם רעשי רקע. צחוקים ובדיחות קורונה אפשר לתזמן למפגש וריטואלי חברתי של הצוות שלכם אחת לשבוע. אפילו כדאי.
- הגדירו כללי שיחה. כלל אצבע – אחד מדבר, כולם מקשיבים. רצוי עם מיקרופון על השתק. קבלו בהבנה שחלק מהמשתתפים לא משתפים תמונת וידאו – אם הם קשובים לכם בפגישה זה בסדר גמור.
- בפתיחת הפגישה – הקפידו להזכיר שוב את מטרותיה ועם מה אנחנו רוצים לצאת בסיומה (action items). זה יעזור לכלל המשתתפים להתפקס ולהיכנס למצב "עבודה".
- אפשרו דיון פתוח והרגישו חופשי לפנות ישירות למשתתפים. יש אנשים שנוטים להעלם מאחורי המסך או להתחמק מהפריים. אנחנו לא רוצים לפספס אותם או לגרום להם להרגיש שהם לא ממש נחוצים בפגישה. הזמנתם אותם? אתם יודעים למה.
- לא כולנו יונית לוי. לנהל מפגש משודר זו מיומנות. אתם מדברים, מציגים רעיונות, משתפים מצגות, פונים לאנשים וגם צריכים לקלוט ולהכיל את המידע הזורם אליכם. מנו לעצמכם לפני כל פגישה "רשם פגישה". זה יכול להיות אחד המשתתפים שגם יסכם את המפגש אונליין ואף יוכל לשלוח אל כלל המשתתפים את תוצאות וסיכום הפגישה.
ועכשיו לחלק לא פחות חשוב בניהול VC – איך תהפכו לרוק סטארים של התחום?
- לפני פגישה – תציצו במראה. סדרו את ההופעה שלכם, פיג'מה זה נחמד אבל לא ממש משדר "עבודה", איפור, תסרוקת – אתם לא רק נראים מוקפדים, אתם משדרים מסר של "זמן עבודה עכשיו!"
- סלפי מחשב זה הכי 2020. אתם מצלמים את עצמכם וצריכים להיראות טוב. היכנסו לראש של במאי: היכן להניח את המחשב והמצלמה? מהי זווית הצילום שהכי מחמיאה לי? (רמז – אתם לא בתוכנית של יגאל שילון ואין טעם שכולם יחשבו שאתם מנסים את זווית "פני הדג" שלכם). האם שומעים אתכם מספיק טוב?. אה, ואלא אם אתם מבקשים לשדר שאתם הרוזן דרקולה הקפידו שלא לקחת זוויות מלמטה (זה מפחיד!), בדקו את התאורה שלא תוציא אתכם חיוורים או שרופים וגברים – פליז, אנחנו לא מעוניינים לדעת כיצד מתקדמת הקרחת שלכם. פשוט שבו ישר מול המחשב והביטו אל המצלמה. לא קרוב מדי, לא רחוק מדי.
- אוכל ושתיה. להרחיק מהמחשב. בתי הקברות של הלפטופים הולכים ומתמלאים בגלל ישיבה סוערת ותנועת יד אחת יותר מדי ששפכה את הקפה על המקלדת. זהירות.
- פילטרים. רבות מהתוכנות מציעות פילטרים לוידאו. אם בשביל לטשטש את הרקע המצטלם שאינכם מעוניינים לשתף, אם בשביל "להגניב" וליצור דברים מופלאים. כן, יש מקום לקריאטיביות ולהומור. אבל כרגיל – במקום ובמידה הנכונים. ניהלתם פעם ישיבה עם פרצוף של אוגר?
- מדיה מדיה מדיה. כולם על המחשב והמדיה זמינה לכולם. נצלו את כל מה שהרשת מציעה לכם – סרטונים, תמונות, טקסטים כדי לתמוך ולהכניס משהו מרענן לפגישה שלכם. דווקא עכשיו.
